fbpx

Tietosuojarekisteri

Rekisteri-ilmoitus

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

EsTT toimisto

Osoite: Itätuulenkuja 9, 01200 Espoo
puh. 0451216536
Toimiston sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi 

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri 

Rekisteröidyt 

Rekisterissämme käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä sen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. 

Lisäksi rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Rekisteriemme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai toimikauden aikana, niiden ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmissä. Espoon Telinetaiturit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi. 

Henkilötietojen käsittely perustuu: 

1. Espoon Telinetaiturit ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. 

Käsiteltävät henkilötiedot: 

Rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n jäsenten luottamus-ja toimihenkilöiden henkilö-ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. 

Näitä tietoja ovat:

  • Jäsenen täydellinen nimi
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • www-osoite
  • Puheenjohtaja
  • Toiminnanjohtaja
  • Sihteeri
  • Talouden/rahastonhoitaja
  • Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite – Roolin ja työtehtävien mukaiset vastuut 

Osallistujilta kerättävät tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika (vain laivayhtiöitä varten)
  • ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoikan Jäsentieto- järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle tai järjestäjän ilmoittamalle yhteyshenkilölle. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Henkilötietojen säilytysaika 

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Espoon Telinetaiturit ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio-vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. 

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. 

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan. 

Kilpailutulosten säilyttämisellä ei ole määräaikaa. 

Rekisteröidyn oikeudet: 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Espoon Telinetaiturit ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: – saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Espoon Telinetaiturit ry:n käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Espoon Telinetaiturit ry:n oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Espoon Telinetaiturit ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Espoon Telinetaiturit ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Espoon Telinetaiturit ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. 

Pakolliset tiedot 

Yhdistyksen (Espoon Telinetaiturit ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).(yhdistyslaki). Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen). 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta 

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista. 

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä 

Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus-ja toimihenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa. 

Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@espoontelinetaiturit.fi. 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 25.5.2018.